Fokuseret, værdiskabende og uafhængig rådgivning
. . . når viden gør en forskel

EU direktiv (under ESMA), MiFiD II og MiFIR, omkring beskyttelse af investorer, medfører at alle henvendelser til en finansiel virksomhed , både samtaler og elektronisk kommunikation, der fører til en handel (transaktion) skal optages og registreres.

Dette gælder også indbyrdes samtaler og elektronisk kommunikation mellem medarbejdere, hvis disse fører til en transaktion. Direktivet træder i kraft fra 3. januar 2018.

Dette er en teknisk udfordring for mange virksomheder, som fremover skal optage henvendelser på de henvendelseskanaler de nu tilbyder deres kunder, det kan omfatte fastnettelefoner, mobiltelefoner, Skype for Business, Facetime, SMS, e-mail, Chat, Video., BtB systemer, IM, SM, APP's etc. Hertil skal virksomheden behandle og gemme optagelser så der efterfølgende kan dannes et sammenhængende forløb  af alle samtaler og elektronisk kommunikation mellem kunden og virksomhedens medarbejdere til en given transaktion.

En anden udfordring er at der skal etableres processer som periodisk medfører en gennemgang (audit) af optagelser og sikrer at det optagede er i overensstemmelse med det udførte (transaktioner). Gennemgangen skal kunne genskabe et fuldt billede af alle delelementer op til en transaktion, dvs. flere henvendelser på flere forskellige kanaler skal understøttes.

  • At håndtere datasikkerheden er endnu en udfordring, ikke mindst i forhold til persondata, herunder EU persondataforordningen der træder i kraft i 25. maj 2018.
  • Alle henvendelser / optagelser skal optages og data skal gemmes  i min. 5 år og hvis myndigheder kræver det op til 7 år. Data skal gemmes i krypteret form.
  • Ved mobile løsninger, skal virksomheden sikre at transaktioner udført på enheden optages, samt have processer der sikrer at data ikke kan slettes før det er lagret centralt, håndterer tab af enheder eller at en medarbejder forlader virksomheden.

Udlevering af optagelser til kunden (investor) skal være mulig, også interne samtaler hvis de fører til en transaktion.

Mere information hos ESMA: https://www.esma.europa.eu/

Vil du høre mere om ovenstående kontakt Peter Andersen.